こんなイベントの運営をやりまして、昨日無事開催できました。
昨日の話なので、まだボーッとしてるのですが、翌日早朝からhotchemiさんが圧倒的な当事者意識でブログ書いてたので、自分も忘れないうちに知見書いておこうと思い、筆を取りました。
運営メンバーになった経緯
同僚から声かけられて、slackにjoinさしてもらって、なんとなくMTGにも参加したら、メンバーぽい感じになってました。
あんた誰問題
メインのメンバーは20名弱なのですが、自分は面識がある人は4、5人くらいだったので、お互いに名前と顔が一致しない時期がMTG2、3回くらい続きます。
ちょっとした時に名前がわからなくて、気恥ずかしい思いをするので、会議のたびに、最初に発言する時は、最初に「こんにちは○○の××です」と名乗るようにするとコミュニケーションがスムーズになったかもと思いました。
休眠issue問題
DroidKaigi運営の大部分はgithubのissueで回しています。多い時で、30件くらいはopenなissueがありました。
週に1、2回、20分くらいで十分なんで、時間のある時にopenなissueを全部状況確認して、「いつまでに、誰が、何をする?」が明確になっているか、期限大丈夫かなどをチェックして、もしかしたら忘れられてる?誰やるの?@○○さんよろ、みたいなコメントをすると、ちょっと進んだりするので面白いです。
最初は代表のひだかさんやhotchemiさんが絨毯爆撃的に(issueの更新はslackに通知されるので、作業の翌朝見るとすごい勢いです)issueの交通整理してたのを見て、自分もたまにやるようにしました。
別の問題ですが、メンバーもやはり会社員が多いですし、週によって多忙だったり、時間があったりムラがあるので、役割は冗長化できるに越した事はないです。
タイムテーブルの作り方
(統計っぽい話が出ますが、技術的に精度を出したいとかいう目的ではなく、こういうやり方もあるよね、っていうただの紹介なので、あまり本気で読まないでください。)
いつものようになんとなく運営MTG出てたら、自分がタイムテーブルのたたき台作る事になったので、あー、タイムテーブルなんか作ったことねーわー、って悩んでたんですが、むかし参加した意識高い勉強会でピクシブのタグをバスケット分析したら、人気の高い組み合わせは「ロリ 腋毛 簀巻き」だって聞いた事を思い出したので、試しに活用してみることにしました。あんちべさんは偉大です。
バスケット分析ってのは、スーパーの買い物データを分析したらビールとおむつを一緒に買う人がすごく多かったから、近くに置いたら、売上がめっちゃ上がったよっていう、よくあるやつです。
今回は事前に参加予定者にアンケートを行っており、聞きたいセッション3つを選んでもらっていたので、その回答を集計し、バスケット分析を行いました。目的は、相性のよいセッション同士を同じ部屋の時間が続いたスケジュールにすることで、参加者はなるべく部屋の移動が少なくなり、見たいセッションを逃す確率が減るかもね、という2つです。あと、人気の組み合わせやセッションをまんべんなく配置することで、全日通して、来場者が楽しめるスケジュールにできるかもと思いました。
実際の集計はRの入門書とかでアソシエーション分析の章とか見ると、そのまんまな事が書いてあるので、書いてある通りやれば、計算できます。また、アンケート実施時にデータ公開の了承などは取っていないので、今回は公開はしませんが、意外な集計結果で、このセッションとこのセッションの組み合わせが人気なのかー、もしくはその逆、てのがあって面白かったです。
ただし、そればかりではなく、スピーカーによっては、セッションの希望時間帯などもあったので、色々な要素も加味された上で最終稿が出来た感じです。
司会進行役やりました
4月の最後の運営MTGがあり、次の予定があるから抜けるね、って途中で抜けたんですが、そのあと役割分担が行われたらしく、翌朝、議事録確認したら、hkurokawaさんと自分が各部屋の司会進行に割り当てられたので、2人とも会社名がちょっと似てるので、これはなんかのオヤジギャグですか?と思ったのですが、時計は巻き戻せないので、やることにしました。
こちらも当日に向けてissueでひたすら、司会が喋る事をメモしたり、他のissueからランチのセッティングなど細かい仕様を抜き出したりしながら準備して、当日までハラハラしてました。
スマホ便利だけど紙も捨てがたい
当日は割とslackで「Aの席が足りないー」とか、「ピザ、どこ置く?」とかリアルタイムにコミュニケーションできてた一方、Google ドライブのタイムテーブルがスマホだと見れないとか、githubのissueはスマホだと編集できない、とか気付いた事があったので、絶対見れないとまずいやつは紙にしておいても良かったなと思いました。
運営のオープン化
運営開始当初から、メインで利用しているgithubリポジトリをpubicにしたいという話はありましたが、個人情報まわりのファイルのリンクとか、怪しげな情報などがちらばっていたので、最初からオープンでやるぜ、という前提で始めないと無理だという事がわかりました。
DroidKaigiメンバーでは何度か相談して、この状況をクリーンにするのは今の段階では難しいので、会が終わった後に内容をチェックしてあとに、publicにしようという話になりました。
このあと1ヶ月以内くらいには公開できるんじゃないかなと思っています。
さいごに
こちらが当日の会場風景になります
